スケジュールをデジタル管理する7つのメリット

手帳とiPad

スケジュールの管理の方法は人それぞれですね。紙の手帳を使いこなしている人も多いと思いますし、何が一番良いというのは無いと思います。

私のスケジュール管理の方法は、Googleカレンダーをベースにしてデジタルで管理しています。

今回はスケジュールをデジタル管理するメリットを解説していきます。

Googleカレンダーを母艦にする

Googleカレンダーはクラウド上に存在します。ですのでインターネットに繋がる環境でしたらどこからでも管理することができます。

スマホからアクセスする場合はアプリを使用すると使いやすくなります。

Googleカレンダーと同期できるアプリはたくさんありますので、使いやすいものを選ばれると良いと思います。

純正のGoogleカレンダーアプリもありますが、ちょっと使いづらいと思います…

私はさいすけ2という買い切りの有料アプリを使っています。ずっと昔からあるアプリで、バージョンアップを重ねてきてます。
操作性が良くて多機能で、写真の貼り付けができるのが非常に便利です。またユニバーサルアプリですので、iPad版と使えるようになります。自動でバックアップを取ることもできます。



さいすけ2とGoogleカレンダーは同期させていますので、どの端末からも同じスケジュール帳にアクセスして管理ができます。

さらにタスク管理用のGoogleタスクもGoogleカレンダーと同期していますので、スケジュール帳に今日やるべきタスクも表示されるので便利です。私はgTasksProというアプリを使っています。

デジタルタスク管理

スケジュール帳にタスク表示




Googleカレンダーと同期できるスケジュール管理アプリはいろいろありますので、気に入ったものを使えば良いと思います。

スケジュールをデジタル管理する7つのメリット

メリット① いつでもどこからでも管理ができる

まずはこれです!出先のスマホからでも会社のPCからでも自宅のタブレットからでも管理ができます。しかも10年前のスケジュールだって確認することができます。

手帳はあるのにペンが無くて書けない!などという事もありません。スマホがあればいつでも管理できます。

メリット② 複数人で管理できる

私は仕事のスケジュールは会社のスタッフと共有しています。お互いの仕事のスケジュールが確認し合えるので、職場の壁に貼ったスケジュールボードに書き込む事はしなくて良いわけです。やり方は会社用のGoogleアカウントを作成して共有するだけです。

メリット③ 書き込み、訂正が簡単

間違って書き込んでもすぐに訂正できますし、訂正しまくってスケジュール欄がぐちゃぐちゃになる事がありません。私は字が汚くて大きく書く癖があるので、紙の手帳ですと見にくくなることが多いです。

メリット④ たくさんの情報を書ける

紙の月間スケジュール帳ですと、1日の枠に予定は少ししか書けません。しかしデジタルですと、いくらでも情報が書き込めます。アプリによっては写真を入れる事もできます。


スケジュール作成


メリット⑤ 過去のデータの検索が簡単

これがデジタル管理だからこそできる、1番大きなメリットかもしれません。

私の場合は仕事の予定を入れる場合に、

  • お客様の名前
  • 車種(車の修理屋なので)
  • 連絡先
  • 住所
  • その他メモ

などを書き込みます。そして例えば、

「いつだったか忘れたけど、数年前に依頼を受けたレクサスの人の名前や住所って何だったっけ?」

と、調べたい場合は、「レクサス」で検索をすれば数秒後には調べる事ができます。

僅かな情報のキーワードで検索できるのがデジタル管理の強みです。

これを紙の手帳でやろうとしたら、探すのがめちゃくちゃ大変で時間が掛かりまくります…

メリット⑥ 長期間分のスケジュールが保存できる

期間は基本的に無限大に使えますので、数十年分のスケジュール帳を持ち歩くことができます。一生分のスケジュールなら楽々入るはずです。

メリット⑦ 失くさない

スケジュールのデータはクラウド上にありますので、基本的に半永久的に残すことができます。紙の手帳を失くしたりどこにやったか分からなくなるという心配はありません。



まとめ

以上がスケジュールをデジタル管理する私が感じるメリットです。

デメリットは私はあまり感じませんが、手書きならではの暖かみがなく無機質なところでしょうか‥

当然ながら、手帳にペンで書き込むスケジュール管理方法にメリットがあるのも知っています。それを否定するわけではありません。

最近では、iPadなどのタブレットで手書きのスケジュール帳アプリなどもあります。またスタイラスペンと手書きノートアプリを活用して、タブレット内で手書きスケジュール帳を作る事もできます。


手書きの手帳が良いけどデジタル管理もしたいという方には、タブレットの手書きアプリを使うのも良いですね♪

最近ではデジタルとアナログの融合も進んでいて、いろいろな選択肢があって良いですね♪

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